4. Хранение копий документов
Из ст. 87 ТК РФ мы знаем, что порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.
Согласно ст. 65 ТК РФ при приеме на работу работники предоставляют оригиналы документов. О возможности получения от работников копий документов законодатель не говорит.
Закон о персональных данных частично конкретизирует рамки, в которых должен действовать работодатель, но по-прежнему остается много вопросов. И с одним из них столкнулись работодатели при формировании личных дел работников. Как правило, сейчас почти все работодатели ведут личные дела работников в электронном виде, перенося данные работников в программы и базы данных. Однако компьютерная программа - это не папка, лежащая в шкафу кадровика, может произойти сбой, данные могут быть повреждены или утеряны. В связи с этим рачительные кадровики предпочитают получать с работников все необходимые сведения в виде копий.
В личных делах хранятся копии обязательных при заключении трудового договора документов (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, военный билет и т.п.), а также иные документы, содержащие необходимые бухгалтерии и кадрам сведения, такие как копия свидетельства о присвоении ИНН, копия свидетельства о заключении брака работником (при смене им фамилии), копии свидетельств о рождении детей (для оформления налоговых вычетов или отпусков по уходу за ребенком) и т.п.
До поры до времени этот аспект кадровой работы не вызывал вопросов, и документы складировались, а потом сдавались в архив в составе личных дел работников. Иногда в них возникала необходимость, и тогда достаточно было просто открыть личное дело работника и не требовать от него предоставления, например, копии свидетельства о рождении ребенка для подтверждения при налоговой проверке корректности предоставления работнику налогового вычета.
Хранение в личных делах работников копий паспортов, документов об образовании, записей актов гражданского состояния и прочих признавал правомерным и целесообразным и Роструд (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).
Однако в последние годы несколько резонансных судебных решений сформировали тенденцию признания подобного накопительства неправомерным, избыточным.
Так, банк обратился в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным предписания управления Роскомнадзора об устранении нарушений ч. 5 ст. 5 и ч. 1 ст. 10 Закона о персональных данных.
Суд первой инстанции требования банка удовлетворил, посчитав, что хранение банком персональных данных (в том числе копий паспортов, военных билетов, свидетельств о рождении детей) работников обоснованно, с работников получены согласия, установлен порядок хранения и обработки персональных данных.
Однако Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд (Постановление от 17.12.2013 N 15АП-16132/2013), рассмотрев апелляционную жалобу, с выводами суда первой инстанции не согласился, отметив следующее.
Банк без письменного согласия субъектов персональных данных или иного законного основания обрабатывает специальную категорию персональных данных - национальность, указанную в копиях свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка, что является нарушением ч. 1 ст. 10 Закона о персональных данных. Банк превышает установленный п. 2 ст. 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами, осуществляя обработку персональных данных работников: копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.
Довод суда первой инстанции, основанный на том, что хранение в личных делах работников банка светокопий представленных работниками паспортов и военных билетов, содержащих персональные данные работников, осуществляется во исполнение требований действующего законодательства по обеспечению актуализации сведений кадрового и воинского учетов, был отвергнут апелляционной инстанцией со следующей мотивировкой: "Хранение и дальнейшее использование копий паспортов и военных билетов, полученных у работника при заключении трудового договора, не только не обеспечивает точность и актуальность персональных данных, а, наоборот, может привести к использованию недостоверных сведений. Только сам паспорт, военный билет или другой документ, имеющий определенный вид, состояние, отметки и записи, является источником достоверной и актуальной информации".
В Постановлении от 21.04.2014 N А53-13327/2013 ФАС Северо-Кавказского округа согласился с позицией апелляционной инстанции о том, что хранение копий документов не только избыточно, но и потенциально опасно тем, что работодатель может использовать недостоверную информацию.
При рассмотрении похожего дела о привлечении к ответственности работодателя за хранение копий паспортов и фотокарточек работников Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 14.03.2014 N 15АП-22502/13 подчеркнул, что "для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И, конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества".
Довод общества о том, что оно использует фотографии, прикрепленные скрепками к карточкам Т-2, для идентификации работников, суд отклонил, указав, что такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.
Возможно, пока еще рано говорить о широком распространении практики признания хранения копий документов работников в личных делах неправомерной, однако работодателям следует учесть эти моменты и предпринять максимально возможные меры для того, чтобы к ним не были предъявлены подобные претензии.
Согласно ст. 5 Закона о персональных данных обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Таким образом, если вы намерены получать копии документов работников, содержащих персональные данные, вам необходимо:
1) иметь письменное согласие работника на получение, хранение и обработку копий документов, содержащих персональные данные работника;
2) в локальном акте, регулирующем обработку персональных данных работников, установить перечень документов, копии которых планируется хранить в личных делах работников, и указать причину, по которой вы приняли решение о хранении копии документа;
3) установить сроки и порядок уничтожения копий документов работников. Допустим, при получении нового паспорта копия прежнего паспорта подлежит уничтожению.
Образец положения о защите персональных данных работников (см. приложение N 3) является актуализированным по состоянию на 1 января 2021 г. универсальным примером локального акта, регламентирующего порядок обращения с персональными данными у работодателя без учета специфики отдельных работодателей. Представленный образец можно изменить под нужды и потребности каждого конкретного работодателя, не забывая при этом учитывать все те острые моменты, о которых мы говорили выше. Напомним, что данный документ является обязательным для работодателей, а нарушения в сфере порядка обращения с персональными данными могут повлечь привлечение работодателей к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства, так и за нарушение законодательства РФ в области персональных данных, предусмотренной ст. 13.11 КоАП РФ.
