1. Работа с персональными данными соискателей
Документы, предоставляемые соискателями.
Персональные данные попадают к работодателям не только при заключении трудового договора, когда получение данных обусловлено требованиями ТК РФ, в частности ст. 57 и 65 ТК РФ, перечисляющими ряд данных и документов, предоставляемых будущими работниками при оформлении приема на работу. Свои персональные данные работодателям предоставляют также и соискатели на вакантные должности, с которыми трудовой договор может быть как заключен, так и нет. Трудовой кодекс РФ никак не регламентирует подобные отношения, возникающие до заключения трудового договора, соответственно, условий об охране персональных данных соискателей ТК РФ не содержит.
Основные и достаточно подробные разъяснения по данному вопросу даны Роскомнадзором (см. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве (https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877.htm)).
Роскомнадзор разъясняет, что обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных ТК РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в Интернете, доступного неограниченному кругу лиц.
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.
К таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратную связь посредством электронной почты и т.д.
При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при котором однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
В случае если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной работодателем, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
Таким образом, формы согласия соискателя и анкет, в которых целесообразно указать на согласие соискателя в части передачи персональных данных, работодателям необходимо утвердить отдельным локальным актом либо включить порядок взаимодействия с соискателями, в том числе образцы указанных форм, в положение о персональных данных работников. При этом необходимо регламентировать не только порядок получения данных, но и порядок их уничтожения.
Даже в том случае, когда работник позднее был принят на работу и подписал согласие на обработку персональных данных, отсутствие в анкете соискателя соответствующего поля для отметки соискателя о согласии может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
Так, Самарский областной суд в Постановлении от 22.08.2016 N 4а-907/2016, рассмотрев дело о привлечении руководителя работодателя к административной ответственности в числе прочего и за отсутствие в листе кандидата поля, где субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, признал наличие вины в действиях работодателя.
Обратите внимание! Согласие соискателя на обработку его данных необходимо сохранить в любом случае до момента истечения срока хранения указанного документа. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, срок хранения согласия на обработку персональных данных составляет три года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором.
Включение в личное дело согласия на обработку персональных данных.
При каких условиях можно запросить рекомендации на соискателя от бывшего работодателя?
Рекомендации нужны работникам при трудоустройстве на новое место работы. Причем любопытным представляется как вопрос получения рекомендаций в отношении соискателя, так и вопрос выдачи рекомендаций работодателем в отношении уволившихся работников.
В отношении получения рекомендаций для соискателя на вакансию Роскомнадзор разъясняет, что получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-дневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами РФ.
Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и п. 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р.
Что касается выдачи работодателем рекомендаций по запросу третьих лиц, к которым бывший работник трудоустраивается в настоящий момент, то, полагаем, необходимо при увольнении работника предусмотреть получение от него согласия на предоставление бывшим работодателем соответствующей информации. Как правило, работник сам заинтересован в том, чтобы хорошие отзывы о его работе были сообщены потенциальному работодателю.
Но новый работодатель не всегда готов удовлетвориться письменными рекомендациями, выдаваемыми работнику при увольнении с предыдущего места работы. Часто встречаются ситуации, когда новый работодатель звонит на предыдущее место работы и выясняет лично, насколько компетентен был уволившийся сотрудник, какими деловыми и личными качествами обладал. Во избежание предъявления работником претензий к бывшему работодателю о разглашении персональных данных допустимо получить от заинтересованного работника письменное согласие на сообщение подобных сведений, в том числе путем телефонных переговоров, посредством электронной почты и т.п. Порядок получения согласия необходимо закрепить в положении о персональных данных.
Составление списков недобросовестных работников, работников, уволенных по виновным основаниям, и размещение подобной информации в Интернете, произведенное работодателем на любом сайте (своем или стороннем), также будет нарушением требований законодательства о защите персональных данных, если, конечно, от работника не получено соответствующее согласие.
Минтруд России в письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803 указывает, что опубликование на официальном сайте работодателя персональных данных работников, а также информации о причинах их увольнения не будет соответствовать нормам трудового законодательства.
Исключение из этого правила:
- реестр дисквалифицированных лиц, размещенный на официальном сайте ФНС России. Сведения, содержащиеся в этом реестре, являются открытыми для всеобщего ознакомления (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/disqualified_persons/);
- сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц (https://service.nalog.ru/mru.do?t=1610541231887).
Как формировать кадровый резерв (хранение сведений о потенциальных соискателях)?
Еще один возможный вариант хранения персональных данных лиц, не являющихся работниками, связан с формированием так называемого кадрового резерва.
Кадровым резервом называют некую базу данных, содержащую ряд сведений о лицах, потенциально способных занять те или иные должности.
Сам по себе термин "кадровый резерв" относится к государственной гражданской службе и чаще всего используется в федеральных государственных органах, государственных органах субъектов РФ, а также на муниципальной службе. Однако все чаще подобная база данных создается и в крупных компаниях, заинтересованных в том, чтобы при необходимости не производить дополнительный поиск кандидатов, а обратиться к уже отобранным ранее и предложить им принять участие в собеседовании на замещение вакантной должности. Название подобной базе данных можно дать любое, по сути же к ней следует применять те же самые требования в части обработки персональных данных, как и к кадровому резерву, если подобная база данных содержит персональные данные потенциальных соискателей (паспортные данные, контактные данные, сведения об образовании и опыте работы).
Роскомнадзор подчеркивает, что ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения.
Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа, либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в Интернете.
Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.
