Вопрос: Что нужно сделать работодателю в случае обращения работника при утере СНИЛС?
Ответ: Работодатель должен направить заявление работника вместе с подтверждающим СНИЛС документом в ПФР, получить дубликат свидетельства СНИЛС и передать его работнику.
Также работодателю необходимо заполнить и вернуть в ПФР сопроводительную ведомость.
Обоснование: СНИЛС - это номер индивидуального лицевого счета работника, который указывается в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования (далее - свидетельство СНИЛС).
Свидетельство СНИЛС выдается каждому работнику ПФР и его территориальными органами. В свидетельстве СНИЛС указываются дата регистрации в качестве застрахованного лица и его анкетные данные (страховой номер, Ф.И.О., дата и место рождения, пол) (пп. 1 - 5 п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ)).
По общему правилу работодатель оформляет для работника свидетельство СНИЛС при его первом трудоустройстве. Свидетельство СНИЛС хранится у работника (п. п. 2, 3 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).
В случае утраты свидетельства СНИЛС работник вправе обратиться с заявлением о выдаче его дубликата к работодателю (п. 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ, пп. "а" п. 15, п. 17 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 21.12.2016 N 766н (далее - Инструкция N 766н)).
Если работник представил такое заявление, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Получите от работника заявление
Работник обязан обратиться к работодателю с заявлением о выдаче ему нового (взамен утраченного) свидетельства СНИЛС в течение месяца со дня его утраты. Заявление необходимо представить по форме АДВ-3 (утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 2п).
Заявление заполняется лично работником, однако допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации (п. п. 5, 6 ст. 7 Закона N 27-ФЗ, п. 21 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР N 2п (далее - Инструкция N 2п)).
Шаг 2. Проверьте правильность заполнения заявления
Заявление по форме АДВ-3 заполняется чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого (п. 4 Инструкции N 2п).
Перечень реквизитов заявления и правила их заполнения указаны в п. 22 Инструкции N 2п.
Заявление заверяется личной подписью работника. Если работник не имеет возможности лично заверить заявление по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в заявлении и заверяет его (п. 19 Инструкции N 766н, п. 21 Инструкции N 2п).
Шаг 3. Передайте документы в ПФР
Работодатель должен передать заявление в свое территориальное отделение ПФР вместе с документом, подтверждающим СНИЛС застрахованного лица, а также описью документов по форме АДВ-6-1 с реквизитами работодателя, передающего документы. Опись документов подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет опись личной подписью (п. 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ, п. п. 7, 8, 25, 26 Инструкции N 2п).
Если работодатель заключил с территориальным органом ПФР соглашение об обмене информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи, то представление им заявления о выдаче дубликата свидетельства СНИЛС может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В таком случае наличие документов в письменной форме не требуется (п. 19 Инструкции N 766н, п. 13 Инструкции N 2п).
Шаг 4. Получите дубликат свидетельства СНИЛС
Территориальный орган ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и принимает решение о выдаче дубликата либо об отказе в выдаче. При решении вопроса о выдаче дубликата орган ПФР вправе потребовать от работника дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (п. 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ, п. 21 Инструкции N 766н).
Плата за выдачу дубликата свидетельства СНИЛС не взимается.
Шаг 5. Заполните и верните в ПФР сопроводительную ведомость
Дубликат свидетельства СНИЛС направляется в адрес работодателя вместе с сопроводительной ведомостью по форме АДИ-5. Работник должен расписаться в сопроводительной ведомости с указанием даты получения им дубликата свидетельства СНИЛС.
Заполненный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации (при наличии) и возвращается работодателем в территориальный орган ПФР (п. п. 29, 30 Инструкции N 2п).
Подготовлено на основе материала
Ю.С. Барыкиной
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.09.2018
