Вопрос: Организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в размере 1 200 руб. в месяц. Надо ли отражать данные выплаты в форме 6-НДФЛ?
Ответ: Если сумма компенсации в размере 1 200 руб. в месяц установлена соглашением сторон и, соответственно, полностью не облагается НДФЛ, то ее не надо отражать в форме 6-НДФЛ.
Обоснование: При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).
В соответствии с положениями п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему Российской Федерации (справка по форме 2-НДФЛ), а также расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (расчет по форме 6-НДФЛ).
Форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), Порядок ее заполнения и представления утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок заполнения формы 6-НДФЛ).
Согласно п. 3.1 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разд. 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
В разд. 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога (п. 4.1 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ).
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в связи с этим расходов (см., например, Письмо Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).
По нашему мнению, если выплаченная сумма компенсации в размере 1 200 руб. в месяц установлена соглашением сторон и, соответственно, полностью не подлежит налогообложению НДФЛ, то ее не надо указывать в форме 6-НДФЛ.
Согласно позиции ФНС России перечисленные в ст. 217 НК РФ доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4901). Аналогичное мнение было высказано в Письме ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@ (вопрос 2), оно касалось материальной помощи, выплаченной в пределах не облагаемой НДФЛ суммы.
Р.Х. Дочкин
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
04.06.2018
